«CHF 90 pro Stunde – das nehmen die anderen auch.» So entstehen die meisten Stundensätze in der Schweiz. Und so entstehen auch die meisten bösen Überraschungen am Jahresende. Denn ein Preis, der nach Gefühl oder nach Konkurrenzblick festgelegt wird, deckt fast nie alle Kosten. Hier lesen Sie, wie Sie es richtig rechnen – und am Ende finden Sie unseren Gratis-Excel-Rechner zum Download.
Warum der Blick zur Konkurrenz nicht reicht
Ihr Mitbewerber hat vielleicht kein Fahrzeug, keine Angestellten oder eine abbezahlte Werkstatt. Vielleicht rechnet er auch selbst falsch. Sein Preis sagt nichts darüber aus, was Sie brauchen, um am Ende des Jahres schwarze Zahlen zu schreiben.
Ein tragfähiger Stundensatz beantwortet drei Fragen:
- Was muss ich privat zum Leben verdienen?
- Was kostet mein Betrieb, auch wenn kein einziger Auftrag reinkommt?
- Wie viele Stunden kann ich davon überhaupt verrechnen?
Erst wenn diese drei Zahlen auf dem Tisch liegen, lässt sich ein Preis kalkulieren, der trägt.
Schritt 1: Ihr eigener Lohn ist eine Kostenposition
Der häufigste Denkfehler bei Selbstständigen: Der eigene Lohn ist das, was übrig bleibt. Das ist falsch herum gedacht. Ihre Arbeitszeit ist genauso eine Kostenposition wie die Miete – nur zahlt sie Ihnen niemand automatisch aus.
Rechnen Sie deshalb zuerst Ihren privaten Bedarf zusammen: Wohnen, Krankenkasse, Essen, Mobilität, Versicherungen, Kinder, Freizeit. Und ganz wichtig: Altersvorsorge. Als Selbstständige haben Sie keine Pensionskasse, die der Arbeitgeber zur Hälfte finanziert. Was Sie hier nicht einrechnen, fehlt Ihnen später.
Auf diesen Netto-Bedarf kommen dann noch:
- Einkommenssteuern – je nach Kanton, Gemeinde und Zivilstand grob 10 bis 25 Prozent
- Sozialversicherungen – AHV, IV und EO tragen Sie als Selbstständige allein, rund 10 Prozent, plus freiwillige Vorsorge und Taggeldversicherung
Wer netto CHF 4’800 pro Monat braucht, muss brutto also schnell CHF 80’000 bis 85’000 pro Jahr erwirtschaften – nur für sich selbst, bevor eine einzige Betriebsausgabe bezahlt ist.
Schritt 2: Betriebskosten vollständig erfassen
Gemeint sind alle Kosten, die weiterlaufen, auch wenn Sie einen Monat lang keinen Auftrag haben. Diese Liste wird regelmässig zu kurz geführt. Denken Sie an:
- Miete, Nebenkosten, Strom – auch ein Anteil fürs Arbeitszimmer zu Hause
- Fahrzeuge: Leasing oder Abschreibung, Versicherung, Verkehrssteuern, Service, Treibstoff
- Maschinen, Werkzeuge, Geräte – Anschaffungen auf die Nutzungsdauer verteilt
- Betriebshaftpflicht, Sach- und Rechtsschutzversicherung
- Telefon, Internet, Porto
- Software, Lizenzen, Hosting, Buchhaltungsprogramm
- Treuhand, Jahresabschluss, Steuerberatung
- Werbung, Website, Fahrzeugbeschriftung, Arbeitskleidung
- Weiterbildung, Fachliteratur, Verbandsbeiträge
- Bank- und Kartengebühren, Debitorenverluste
Und obendrauf eine Sicherheitsreserve von 5 bis 10 Prozent für das, woran Sie heute nicht denken: die kaputte Maschine, die Nachzahlung, der Auftrag der platzt.
Schritt 3: Der entscheidende Punkt – verrechenbare Stunden
Hier entscheidet sich, ob Ihre Kalkulation trägt. Denn von Ihren bezahlten Arbeitsstunden landen längst nicht alle auf einer Rechnung.
Nicht verrechenbar sind typischerweise: Offerten schreiben, Fahrten zum Kunden, Materialbeschaffung, Rüstzeiten, Aufräumen, Rechnungen stellen, Mahnwesen, Buchhaltung, Weiterbildung, Akquise – und natürlich Ferien und Krankheit.
Realistisch sind 60 bis 85 Prozent. Wer mit 100 Prozent rechnet, kalkuliert seinen Stundensatz systematisch um 20 bis 40 Prozent zu tief.
Ein Beispiel: Bei 1’900 bezahlten Jahresstunden und einer Verrechenbarkeit von 75 Prozent bleiben rund 1’425 Stunden, auf die sich alle Kosten verteilen müssen – nicht 1’900.
Schritt 4: Rechnen
Die Formel ist simpel, sobald die Zahlen stehen:
(Eigener Bruttolohn + Betriebskosten) ÷ verrechenbare Stunden = Ihre Schmerzgrenze pro Stunde
Unter diesem Preis legen Sie bei jeder Stunde Geld drauf. Darauf kommt Ihr Gewinnaufschlag:
Schmerzgrenze ÷ (1 − Gewinnmarge) = empfohlener Stundensatz
Der Gewinn ist dabei nicht Ihr Lohn – der steckt schon in den Kosten. Der Gewinn ist Ihr Polster für schlechte Jahre und für Investitionen. Fünf bis fünfzehn Prozent sind übliche Grössenordnungen.
Der Break-Even: ab wann verdienen Sie?
Interessant wird es beim Break-Even. Er sagt Ihnen, ab welcher Stundenzahl Ihre Betriebskosten gedeckt sind. Jede Stunde darüber bringt Gewinn.
Daraus ergibt sich Ihre Reserve: Wie viel Auftragsvolumen dürfte wegfallen, bevor Sie in die Verlustzone rutschen? Wer bei 1’425 verrechenbaren Stunden einen Break-Even von 1’100 Stunden hat, verträgt einen Auftragseinbruch von gut 22 Prozent. Wer bei 1’380 liegt, wird bei der kleinsten Flaute nervös.
Diese Zahl zu kennen ist Gold wert – gerade wenn ein grosser Kunde abspringt oder eine Branchenflaute kommt.
Der Gratis-Rechner: alles auf vier Blättern
Damit Sie das nicht von Hand rechnen müssen, haben wir eine Excel-Vorlage gebaut. Sie führt Sie durch alle vier Schritte:
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| 1 · Ihr Bedarf | Privater Lebensbedarf → nötiger Bruttolohn inkl. Steuern und Sozialabgaben |
| 2 · Betriebskosten | Vollständige Checkliste aller Fixkosten plus Sicherheitsreserve |
| 3 · Stundensatz | Schmerzgrenze, empfohlener Satz und Break-Even – für bis zu drei Leistungsbereiche getrennt |
| 4 · Was wäre wenn | Matrix: Wie verändert sich der Gewinn bei anderem Preis oder anderer Auslastung? |
Die Datei ist mit Zahlen eines Musterbetriebs gefüllt, damit Sie sofort sehen, wie alles zusammenhängt. Gelb heisst Eingabe, grün heisst Ergebnis. Alle Beträge ohne MWST – die Mehrwertsteuer ist kein Ertrag, Sie leiten sie nur weiter.
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Damit die Zahlen auch unterjährig stimmen
Ein Stundensatz ist nur so gut wie die Zahlen, auf denen er beruht. Wer seine Betriebskosten erst beim Jahresabschluss sieht, kalkuliert das ganze Jahr über mit Schätzwerten von vorgestern.
Genau deshalb haben wir mit Accounty eine eigene Buchhaltungssoftware entwickelt – inzwischen der Geheimtipp unter den Schweizer Buchhaltungslösungen. Sie zeigt Ihnen laufend, wo Sie stehen: Kosten nach Kostenstellen, Erfolgsrechnung auf Knopfdruck, Liquiditätsplanung und KPI-Dashboard. Alle Module für CHF 39 pro Monat, inklusive Lohnbuchhaltung für unlimitierte Mitarbeitende.
Wer seine Kostenstellen sauber führt, kann den Stundensatz pro Bereich rechnen statt über den Daumen – und sieht sofort, welcher Leistungsbereich wirklich trägt.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz überprüfen? Mindestens einmal jährlich beim Jahresabschluss, und immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert: neue Mitarbeitende, ein grösseres Fahrzeug, höhere Miete oder ein Wechsel im Leistungsangebot.
Was, wenn der berechnete Satz über dem Marktpreis liegt? Dann haben Sie eine wichtige Information gewonnen. Entweder Sie senken Kosten, erhöhen die Verrechenbarkeit, differenzieren sich über Qualität und Spezialisierung – oder das Geschäftsmodell trägt in dieser Form nicht. Unangenehm, aber besser heute erkannt als in drei Jahren.
Gilt der Rechner für alle Branchen? Ja. Ob Handwerk, Beratung, Pflege, Gestaltung oder IT – die Logik ist dieselbe. Nur die Grössenordnungen bei Material und Verrechenbarkeit unterscheiden sich.
Muss ich für jeden Leistungsbereich getrennt rechnen? Sinnvoll ist es, wenn sich die Bereiche deutlich unterscheiden – etwa Ausführung mit hohem Materialanteil gegenüber reiner Beratung. Der Rechner erlaubt bis zu drei Bereiche parallel.
Was ist mit der Mehrwertsteuer? Rechnen Sie immer ohne. Die MWST ziehen Sie beim Kunden ein und leiten sie an die ESTV weiter – sie ist kein Ertrag. Ob Sie überhaupt MWST-pflichtig sind, klärt unser MWST-Schnelltest.
Unsicher bei Ihrer Kalkulation? Wir sind ein Treuhandbüro aus Kloten und rechnen solche Fälle täglich durch. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir Ihre Zahlen gemeinsam an – unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
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