Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung das alleinige Zahlungsmittel in der Schweiz. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine sind nicht mehr gültig. Was Sie als KMU darüber wissen müssen.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist eine standardisierte Rechnung mit integriertem Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält. Sie ersetzt die früheren Einzahlungsscheine (ESR rot, BESR orange).
Vorteile gegenüber alten Belegen:
- Maschinenlesbar: Bank-Apps lesen QR ein, kein Tippen mehr
- Einheitlich: Ein Format für Inland und Ausland (SEPA)
- Strukturierte Referenz: bis 27 Zeichen alphanumerisch
- Zusatzangaben: Mitteilung an Empfänger, Rechnungsdetails
Pflichtfelder der QR-Rechnung
Eine QR-Rechnung muss enthalten:
- Empfänger-IBAN (Schweizer IBAN, beginnt mit CH bzw. LI)
- Empfänger-Name und -Adresse
- Betrag und Währung (CHF oder EUR)
- Zahlbar bis (optional, aber empfohlen)
- Referenz (QRR oder SCOR oder keine)
- Mitteilung (optional, maximal 140 Zeichen)
- Swiss QR Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte
- Zahlteil und Empfangsschein
QRR vs. SCOR vs. NON
Bei der QR-Rechnung gibt es drei Referenz-Typen:
| Typ | Beschreibung | Anwendung |
|---|---|---|
| QRR | QR-Referenz (27-stellig numerisch) | Wenn ESR-Konto vorhanden – ermöglicht automatische Zuordnung |
| SCOR | Creditor Reference (bis 25 alphanumerisch) | Internationale Rechnungen ohne ESR-Konto |
| NON | Keine Referenz | Einfache Zahlung ohne automatische Buchung |
Tipp: Für die einfache Verbuchung Ihrer Eingangszahlungen empfiehlt sich QRR mit ESR-Konto.
Wie erstellen Sie QR-Rechnungen?
Mit Buchhaltungs-Software
Moderne CH-Buchhaltungs-Software erstellt QR-Rechnungen direkt:
- Bexio: Drag & Drop in der Fakturierung, automatischer QR-Code
- Banana Buchhaltung: QR-Plugin, ab Version 9
- Abacus AbaSky: Vollintegriert
- MS Office Excel/Word: mit kostenlosen SIX-Tools oder Add-Ins
Mit PDF-Generatoren
Für gelegentliche Rechnungen reichen kostenlose Online-Tools:
Wichtig: Der QR-Code muss zwingend ausgedruckt oder als Vektor (SVG/PDF) eingebettet sein – Rastergrafiken (PNG) verlieren oft Lesbarkeit.
Häufige Stolperfallen
- Falsche IBAN: bei IBAN-Wechsel der Hausbank müssen alle gespeicherten QR-Rechnungs-Vorlagen aktualisiert werden
- Doppelte Referenz: jede QRR-Referenz darf nur einmal vergeben werden, sonst gibt’s Probleme in der Bank-Auswertung
- Druckqualität: zu kleine QR-Codes (unter 46x46 mm) werden nicht zuverlässig gescannt
- Falsches Papier: Perforation muss korrekt sein, manche Drucker schneiden zu knapp
- EUR-Zahlungen: nur möglich wenn IBAN auf EUR-Konto lautet
- Mehrere Adressen: Postadresse und Domizil müssen identisch sein
Eingangsrechnungen einlesen
Empfänger-Sicht: QR-Rechnungen können einfach mit dem Smartphone gescannt werden:
- E-Banking-App der Hausbank (UBS, ZKB, Raiffeisen, etc.) – QR scannen, fertig
- PostFinance, NEON, Yuh, Revolut – alle unterstützen QR
- Buchhaltungs-Software: scannt QR und legt Kreditor automatisch an
Häufige Fragen
Sind die alten Einzahlungsscheine noch gültig? Nein, seit 1. Oktober 2022 nicht mehr. Eingehende Zahlungen mit altem ESR werden zurückgewiesen oder verzögern sich.
Muss ich für jede Rechnung eine neue QRR vergeben? Bei QRR-Typ: ja, jede Rechnung braucht eine eindeutige Referenz. Bei SCOR und NON: kann auch fixer Text sein.
Kann ich Mahnungen über QR-Rechnung ausstellen? Ja, einfach neue QR-Rechnung mit Mahngebühren und ggf. Verzugszinsen erstellen.
Sind QR-Rechnungen auch elektronisch versendbar? Ja, als PDF per E-Mail oder via E-Bill (eBill, früher e-Rechnung). E-Bill wird direkt im E-Banking angezeigt – ideal für B2B.
Was kostet eine QRR-Konto-Eröffnung? Bei den meisten Schweizer Banken kostenlos für KMU. Bei einigen Online-Banken (Yuh, Neon) optional kostenpflichtig.
Komplett von der QR-Rechnung befreit? Wir übernehmen die Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen via Bexio – inklusive automatischer Buchung beim Zahlungseingang. Mehr zur Buchhaltung mit Sebona oder kostenloses Erstgespräch buchen.
